Trong môi trường kinh doanh, kỹ năng đàm phán trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và chủ động giành được quyền lợi về phía mình. Vậy làm sao để nâng cao khả năng đàm phán và mang đến nhiều lợi thế nhất cho bản thân? Cùng khám phá chi tiết về chủ đề này trong bài viết sau đây bạn nhé!

1. Kỹ năng đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình các bên tiến hành thảo luận, trao đổi để hướng đến mục đích đạt một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề nào đó. Để đàm phán thuận lợi và hạn chế mâu thuẫn, mỗi người cần tự trang bị kỹ năng đàm phán cho bản thân. 

Kỹ năng đàm phán là tập hợp của nhiều kỹ năng khác nhau như giao tiếp, thuyết trình, lập kế hoạch… và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực từ kinh doanh, chính trị đến cuộc sống hàng ngày. Nhằm giúp hai hoặc nhiều bên đạt được sự đồng thuận, tránh xảy ra xung đột và đáp ứng được mong muốn, nhu cầu của các bên liên quan.

2. Các hình thức đàm phán

2.1 Đàm phán có nguyên tắc

Là hình thức tập trung chủ yếu vào giải quyết xung đột, giúp các bên đạt được thỏa thuận bằng cách sử dụng các nguyên tắc, lợi ích liên quan. Trong đàm phán có nguyên tắc bao gồm 4 yếu tố: Đôi bên cùng có lợi, Tập trung vào lợi ích, Tách biệt cảm xúc với các vấn đề và Tính khách quan. 

2.2 Đàm phán nhóm

Thường diễn ra trong các giao dịch kinh doanh với sự tham gia thỏa thuận của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu của mỗi bên. Một số vai trò phổ biến trong đàm phán nhóm là người quan sát, người lãnh đạo, nhà phê bình… 

2.3 Đàm phán nhiều bên

Là hình thức đàm phán diễn ra với nhiều hơn hai bên tham gia thảo luận, thương lượng để đạt được thỏa thuận nhất định. Ví dụ thường thấy là ban lãnh đạo các bộ phận trong một doanh nghiệp lớn mở cuộc họp với nhau và tiến hành đàm phán. Quá trình đàm phán này có thể gia tăng tính phức tạp trong trường hợp một số bên thành lập liên minh. 

2.4 Đàm phán đối đầu

Đây là hình thức tiếp cận mang tính phân phối, trong đó sẽ chỉ có một bên đạt được thỏa thuận phục vụ cho lợi ích của họ. Một số chiến thuật thường thấy trong đàm phán đối đầu như:

• Thương lượng cứng rắn và một bên từ chối thỏa hiệp. 
• Chiến thuật hứa hẹn lợi ích tương lai nhằm đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại.
• Chiến thuật giả vờ không còn hứng thú theo đuổi thỏa thuận.

Xem thêm: 

=> BỎ TÚI BÍ KÍP NÂNG CAO KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC ĐỂ THÀNH CÔNG

=> BỎ TÚI CÁC KỸ NĂNG SALE HIỆU QUẢ DÂN CHUYÊN CẦN BIẾT

3. Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán hiệu quả được các nhà lãnh đạo không ngừng học hỏi để trở nên ngày càng xuất sắc hơn. Sau đây là một vài lý do vì sao bạn nên sớm trau dồi kỹ năng đàm phán của bản thân: 

3.1 Thực hiện giao dịch thành công

Khi tiến hành các giao dịch kinh doanh hay ký kết hợp đồng, đại diện công ty nào có kỹ năng đàm phán, thuyết phục tốt hơn chắc chắn sẽ nhận được dự án hấp dẫn trước đối thủ. Từ đó mang lại nguồn thu lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra đàm phán còn giúp doanh nghiệp đạt được thỏa thuận mua bán với giá tốt. 

3.2 Thiết lập mối quan hệ

Dù mỗi người có quan điểm, lập trường khác nhau nhưng nếu có kỹ năng đàm phán, chúng ta vẫn có thể trao đổi, với tinh thần thiện chí mong muốn đưa ra giải pháp có lợi cho tất cả. Điều này sẽ giúp các bên xây dựng một mối quan hệ lâu dài.

3.3 Tránh xung đột trong tương lai

Những bất đồng ý kiến trong hoạt động kinh doanh là điều thường thấy và có thể dẫn đến tranh chấp, xung đột. Lúc này, những người có kỹ năng đàm phán cần bắt tay vào giải quyết và đưa ra các phương án thỏa hiệp, thương lượng để các bên đều cảm thấy hài lòng và chấp nhận nhượng bộ. 

Kỹ năng đàm phán tốt đảm bảo các biện pháp giải quyết xung đột có tính dài hạn, khi tập trung vào việc các bên đã nhất trí với một thỏa thuận chung nào đó. Và chỉ khi chấp nhận nhượng bộ thỏa đáng thì mới có thể giảm thiểu khả năng xảy ra xung đột trong tương lai đến mức thấp nhất. 

4. Các phương pháp đàm phán trong kinh doanh

4.1 Đàm phán phân tán 

Đàm phán phân tán hay đàm phán cùng thua, là phương pháp trong đó chỉ có một bên giành được lợi ích từ thỏa thuận, còn các bên khác không đạt được quyền lợi mong muốn. Đàm phán phân tán chủ yếu tập trung thảo luận một chủ đề duy nhất.

Để chiếm được lợi thế trong đàm phán phân tán, bạn cần thể hiện sự quyết đoán và thái độ kiên trì. Hãy đưa ra đề nghị trước để chủ động hơn trong tiến trình đàm phán. Ngoài ra, bạn cần nhớ mục tiêu có thể đặt cao, nhưng mức tối thiểu bạn có thể chấp nhận thì nên giữ kín, không tiết lộ với đối phương. 

4.2 Đàm phán tích hợp

Đàm phán tích hợp hay đàm phán hợp tác, đàm phán cùng thắng là phương án đàm phán trong đó các bên cố gắng đề ra giải pháp mang lại lợi ích cho tất cả. Đàm phán tích hợp cho phép mọi người thảo luận nhiều nội dung, đa dạng chủ đề.
Lưu ý, trong quá trình đàm phán cần giữ nguyên tắc khi tiếp cận vấn đề, nhằm xây dựng niềm tin với bên còn lại. Đàm phán tích hợp đòi hỏi tính minh bạch, các bên tạo dựng mối quan hệ tích cực bằng cách trao đổi, thảo luận mục tiêu cởi mở.

Xem thêm: KỸ NĂNG PHÂN TÍCH LÀ GÌ? CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ

5. Nguyên tắc đàm phán cần nhớ

5.1 Hãy thương lượng

Quá trình đàm phán không phải lúc nào cũng suôn sẻ và đi đến kết quả thống nhất. Nhưng vẫn có thể sử dụng giải pháp thương lượng, cho phép các bên đưa ra những đề xuất, phương án khác để thuyết phục đối phương thỏa hiệp và chấp nhận. 

Thương lượng giúp các bên đàm phán tìm ra hướng giải quyết phù hợp để tất cả cùng có lợi. Đồng thời tạo dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt dựa trên sự tin tưởng. Doanh nghiệp khi thương lượng cần có lập trường rõ ràng, tìm hiểu kỹ thông tin và lắng nghe quan điểm của đối phương để đưa ra đề xuất hợp lý nhất. 

5.2 Thu thập đầy đủ thông tin đối tác

Để vạch ra các chiến lược đàm phán hiệu quả cần có thông tin của các bên liên quan. Do đó, doanh nghiệp phải dựa vào nhiều phương tiện khác nhau để tìm hiểu kỹ về bối cảnh, mục đích, thẩm quyền đàm phán… Càng thu thập nhiều thông tin về đối tác, doanh nghiệp càng dự đoán chính xác yêu cầu, mong muốn của đối phương và có sự chuẩn bị trước các giải pháp đáp ứng, đảm bảo đàm phán thành công. 

Tuy nhiên, việc thu thập thông tin cũng cần đảm bảo thận trọng, đảm bảo sự riêng tư của đối tác, tránh lộ ra các thông tin mật. Tác phong chuyên nghiệp như vậy giúp doanh nghiệp tạo được niềm tin và sự uy tín để giữ mối quan hệ lâu dài với đối tác. 

5.3 Hướng đến đàm phán Win - Win

Đàm phán Win - Win hay đàm phán cùng thắng nghĩa là các bên liên quan đều đạt được điều mong muốn trong thỏa thuận. Với nguyên tắc này, hãy cố gắng tạo ấn tượng tốt với đối tác, lắng nghe quan điểm, nguyện vọng của đối phương trong quá trình đàm phán. Lưu ý vì là đàm phán cùng có lợi nên cần thể hiện sự chân thành. 

5.4 Thương trường không phải là chiến trường

Đây là nguyên tắc dành cho doanh nghiệp muốn hướng đến mục tiêu kinh doanh bền vững. Cần hiểu rằng kỹ năng đàm phán tốt không chỉ đem lại giá trị, lợi ích cho tổ chức, công ty mà còn đáp ứng được kỳ vọng của phía đối tác. 

Mối quan hệ làm ăn với đối tác có thể lâu dài, mang đến hiệu quả kinh doanh sau này cho doanh nghiệp. Vậy nên đừng thể hiện thái độ “hiếu chiến” và tìm mọi cách để giành chiến thắng trong cuộc đàm phán với đối phương. 

5.5 Đàm phán theo từng bước

Quá trình đàm phán cần được lên kế hoạch cụ thể và thực hiện theo từng bước. Mỗi bên phải thể hiện rõ lập trường, tư duy đàm phán trước vấn đề đang thảo luận. Việc đàm phán đúng theo quy trình, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng tính hiệu quả và thế chủ động trong quá trình đàm phán với đối tác. 

5.6 Tạo cho đối tác cảm giác thỏa mãn chiến thắng

Xét ở góc độ tâm lý thì trong quá trình đàm phán, các bên tham gia cũng mang cảm giác tự thỏa mãn. Tức là việc cố gắng tạo cho đối phương tâm lý thỏa mãn, như thể họ là người chiến thắng cũng có thể là một chiến thuật hiệu quả. 

Lưu ý trường hợp nếu đối tác là bên không đạt được thỏa thuận trong đàm phán, bạn hãy tiết chế sự phô trương hay thể hiện thái độ tự mãn. Dù đã đạt được thỏa thuận, nhưng nếu không khéo, đối phương sẽ cảm thấy không hài lòng với doanh nghiệp của bạn và có thể từ chối hợp tác, đàm phán trong tương lai. 

5.7 Luôn đặt ra câu hỏi mở

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng trong mọi cuộc đàm phán. Việc liên tục đặt câu hỏi mở tạo cơ hội để bạn thu thập thêm thông tin từ đối tác, từ đó có thể hiểu rõ hơn ý định của họ. Đồng thời tìm ra chỗ sơ hở và lật ngược tình thế, giành quyền chủ động để điều hướng cuộc đàm phán theo ý muốn. 

Xem thêm:

=> KỸ NĂNG PHÂN TÍCH LÀ GÌ? CÁCH RÈN LUYỆN KỸ NĂNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ

=> KỸ NĂNG TƯ DUY PHẢN BIỆN: VAI TRÒ & PHƯƠNG PHÁP RÈN LUYỆN

6. Các bước trong quá trình đàm phán 

Bước 1:  Nghiên cứu và chuẩn bị kỹ trước khi đàm phán

• Tìm hiểu đối tác: Để buổi đàm phán diễn ra thuận lợi, việc đầu tiên cần làm là tìm hiểu các thông tin về đối tác. Việc chuẩn bị tài liệu liên quan không chỉ hỗ trợ cho cuộc trao đổi, thảo luận mà còn thể hiện sự tôn trọng dành cho họ. 
• Xác định rõ vấn đề: Hãy cùng đối tác, khách hàng tìm ra những điểm còn thiếu sót trong hợp đồng khi đàm phán để tìm ra hướng giải quyết phù hợp. 
• Xác định mục tiêu đàm phán: Mục đích cuối cùng của đàm phán là để các bên cùng đạt được điều mình mong muốn. Do đó, trước khi đàm phán hãy xác định rõ ràng mục tiêu để tránh nói lạc đề, gây mất thời gian. 
• Chuẩn bị các phương án thay thế phù hợp: Không phải cuộc đàm phán nào cũng đảm bảo thành công. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình hướng xử lý với những phương án thay thế phù hợp khi có các tình huống phát sinh. 

Bước 2: Tạo ấn tượng ban đầu tốt với đối tác 

Ấn tượng ban đầu tốt sẽ giúp tăng khả năng thành công của buổi đàm phán giữa bạn và đối tác. Do đó, bạn hãy thể hiện cho đối phương thấy thái độ tôn trọng, biết lắng nghe và lịch sự trao đổi cũng như cho họ cơ hội trình bày quan điểm nhiều hơn.

Đừng ngại thể hiện khiếu hài hước của bản thân bởi đó cũng là cách giúp tạo bầu không khí thân thiện, thú vị. Tuy nhiên, tùy từng đối tượng mà bạn có sự linh hoạt trong giao tiếp để không bị đánh giá là thiếu tôn trọng. Ngoài ra, hãy chuẩn bị trang phục gọn gàng, trình bày tự tin và rõ ràng để tạo ấn tượng tốt với đối tác. 

Bước 3: Trao đổi thông tin về buổi đàm phán

Tiếp theo là phần các bên trao đổi thông tin với nhau trong buổi đàm phán. Đây là lúc cần tập trung lắng nghe và quan sát lời nói, cử chỉ của đối phương để nắm bắt thông tin đầy đủ nhất. Ngoài kỹ năng đàm phán, bạn cũng cần sử dụng các kỹ năng như phân tích, xử lý thông tin, đặt câu hỏi… để hỗ trợ công việc tốt hơn.

Bước 4: Đưa ra lựa chọn đôi bên cùng có lợi

Không phải cuộc đàm phán nào cũng diễn ra với kết quả tốt đẹp là các bên đều có lợi, tuy nhiên việc cân nhắc giải pháp hướng đến lợi ích chung cho tất cả là điều nên làm. Một số điểm cần lưu ý trong bước quan trọng này là: 

• Học cách lắng nghe đối phương: Việc lắng nghe trong kinh doanh thể hiện thái độ tôn trọng đối tác và cuộc đàm phán đang diễn ra. Ngoài ra, khi tập trung lắng nghe, bạn sẽ hiểu rõ hơn mục đích đối phương muốn đàm phán. 
• Không đưa ra lời đề nghị trước: Hãy để đối tác đưa ra lời đề nghị trước và sau đó bạn sẽ cùng thảo luận lại để chọn ra phương án tốt hơn. 
• Không vội chấp nhận lời đề nghị đầu tiên: Khi đối tác đưa ra lời đề nghị ban đầu, họ thường sẽ chọn những điều có lợi nhất, trong khi lời đề nghị thứ hai có thể tốt hơn cho tất cả. Vậy nên, đừng vội đồng ý ngay với đề xuất đầu tiên mà hãy trao đổi các lựa chọn khác rồi quyết định phương án hợp lý nhất.
• Không thương lượng quá nhiều: Điều này là bởi hai bên có thể sẽ tốn nhiều thời gian mà kết quả chưa chắc tốt hơn trước đó. Vì vậy, hãy thương lượng vừa đủ và tập trung lắng nghe, phân tích để có kết quả tốt nhất. 
• Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế: Im lặng cũng là một chiến thuật trong đàm phán. Hãy nắm bắt thời điểm và chỉ dùng sự im lặng khi thật sự cần thiết để tạo lợi thế và nhận được kết quả đúng mong muốn. 

Bước 5: Đi đến thỏa thuận chung cho buổi đàm phán

• Nắm bắt thời điểm ra quyết định: Việc chọn thời điểm để ra quyết định khi đàm phán rất quan trọng. Ngay khi nhận ra kết quả của cuộc đàm phán không như ý, phần thiệt nghiêng nhiều hơn về phía mình thì tốt nhất bạn nên đưa ra quyết định dừng thỏa thuận để tránh mất thời gian hai bên. 
• Không để bản thân hối hận: Đàm phán suy cho cùng vẫn là vì đạt được mục tiêu mình mong muốn. Do đó, hãy cân nhắc kỹ và đừng vội đồng ý bất kỳ thỏa thuận nào hay kết thúc cuộc đàm phán trong hối hận nhé!

Xem thêm: 

=> MÔ HÌNH PESTEL LÀ GÌ? KHÁI NIỆM, QUY TRÌNH PHÂN TÍCH, ỨNG DỤNG THỰC TẾ

=> THÁP NHU CẦU MASLOW LÀ GÌ? ỨNG DỤNG THÁP NHU CẦU TRONG MARKETING

7. Các kỹ năng cần có để đàm phán thành công

7.1 Kỹ năng giao tiếp

Để có kỹ năng đàm phán tốt, trước hết bạn phải là một người có khả năng giao tiếp hiệu quả. Từ đó giúp các bên hiểu rõ mục đích của cuộc đàm phán, đưa ra lập trường và quan điểm để thuyết phục đối phương. Ngoài ra, giao tiếp tốt còn giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ lâu dài và thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau. 

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp cần tập trung học cách lắng nghe, phân tích và phản hồi đúng cách. Ngoài ra còn cần chú ý ngôn ngữ cơ thể, khả năng truyền đạt thông tin cũng như thuyết phục, thương lượng và tạo ấn tượng tích cực với đối phương. 

7.2 Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch giúp cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn, bao gồm việc phân tích thông tin, dữ liệu, đề ra mục tiêu và cụ thể hóa quy trình đàm phán. Các bên có sự chuẩn bị tốt hơn, đưa ra các đề xuất, phương án có tính khả thi và hợp lý. Từ đó giúp tăng khả năng thuyết phục đối phương đồng ý với quan điểm của mình. 

7.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình đàm phán không thể tránh khỏi tình huống xuất hiện mâu thuẫn về lợi ích và mục tiêu. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò rất quan trọng trong việc hòa giải, giúp các bên đạt được kết quả mong muốn sau khi đàm phán. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm khả năng quan sát, phân tích và đánh giá tình huống, xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề. Đừng quên giữ thái độ bình tĩnh và không để cảm xúc chi phối quá nhiều trong quá trình xử lý vấn đề và thương lượng phương án với đối tác. 

7.4 Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng hay khả năng thích nghi với các tình huống, môi trường mới giúp cá nhân làm quen với sự thay đổi và khó khăn. Trong kỹ năng đàm phán, khả năng này thể hiện ở việc đưa ra các chiến lược khác nhau nhằm đạt được mục tiêu đàm phán sau cùng, tùy thuộc vào đối tác và tình huống cụ thể.

Trong một cuộc đàm phán, bên nào không thể thích ứng với tình huống mới và không có khả năng linh hoạt đưa ra các giải pháp thay thế phù  hợp, thì rất có thể sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đạt được mục tiêu, kỳ vọng đúng như thỏa thuận. 

7.5 Kiểm soát cảm xúc

Trong quá trình đàm phán, các bên liên quan có thể phải đối mặt với sự căng thẳng, áp lực, đặc biệt là khi xảy ra mâu thuẫn. Do đó, học cách kiểm soát cảm xúc trong những tình huống này là điều hết sức cần thiết để bạn và cả đối tác duy trì tinh thần thoải mái và có thể tập trung vào vấn đề cần giải quyết. 

Ngoài ra, việc kiểm soát cảm xúc còn giúp người đàm phán tránh hành động xốc nổi hay phát ngôn thiếu suy nghĩ, làm ảnh hưởng đến quá trình đàm phán. Chỉ khi bình tĩnh, bạn mới có thể đưa ra được quyết định đúng đắn và phù hợp với tình hình.

Xem thêm: 

=> TRAINING LÀ GÌ? GỢI Ý CÁC HÌNH THỨC TRAINING PHỔ BIẾN NHẤT HIỆN NAY

=> NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ BẬC LƯƠNG ĐẠI HỌC VÀ CÁCH TÍNH BẬC LƯƠNG MỚI NHẤT

8. Nghệ thuật đàm phán cho nhà lãnh đạo

8.1 Không ai cho không ai một cái gì

Mục tiêu khi đàm phán là các bên đạt được lợi ích mong muốn, do đó bạn không nên giữ suy nghĩ mình chịu thiệt để cho không thứ người khác muốn. Như vậy trong những lần đàm phán sau, rất có thể bạn vẫn sẽ tiếp tục chịu thiệt.

8.2 Chủ động chèo lái cuộc đàm phán

Trong một cuộc đàm phán, hãy chủ động trở thành “người cầm lái” và cố gắng làm chủ trong giao tiếp, chèo lái theo hướng bạn muốn. Khi đó, khả năng doanh nghiệp của bạn giành được lợi thế và đạt mục đích đàm phán sẽ cao hơn rất nhiều. 

Bất kỳ ai cũng mong muốn đạt được mục tiêu khi đàm phán, tuy nhiên, cần nhớ rằng không nên tìm cách áp đảo đối tác, khách hàng của bạn. Bởi vì, khi họ cảm thấy không thoải mái trong quá trình đàm phán hiện tại, rất có thể những lần sau họ sẽ từ chối tham gia đàm phán với doanh nghiệp của bạn. 

8.3 Không thành công cũng phải thành bạn

Nếu cuộc đàm phán thất bại thì cũng đừng vì thế mà bỏ qua cơ hội duy trì mối quan hệ tốt đẹp cùng đối tác của bạn. Khi đàm phán không tránh khỏi xung đột, bất hòa nhưng nếu có thể, bạn hãy chủ động giao lưu với đối tác, khách hàng. Biết đâu trong tương lai, doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội hợp tác với họ.

8.4 Dục tốc bất đạt

Mỗi cuộc thương lượng sẽ có thời gian và tốc độ nhất định. Cuộc đàm phán nào kết thúc quá nhanh thường sẽ không mang lại kết quả tốt. Đừng vì món lợi trước mắt mà vội bỏ qua rủi ro, không cân nhắc kỹ đã đưa ra quyết định hợp tác dẫn đến “mất cả chì lẫn chài”. “Chậm mà chắc” sẽ giúp bạn sáng suốt trong mọi vấn đề.

8.5 Sử dụng phương pháp BATNA

BATNA là viết tắt của cụm từ “Best Alternative To A Negotiated Agreement”. Cụ thể hơn, đây là thuật ngữ dùng để nói đến quá trình thay thế có lợi mà một bên có thể thực hiện trong trường hợp đàm phán thất bại hay không đạt được thỏa thuận. 

Quy trình áp dụng phương pháp BATNA:

• Liệt kê tất cả các phương án có thể xảy ra nằm ở mức chấp nhận được. 
• Sàng lọc những phương án khả thi có thể áp dụng thực tiễn. 
• Chọn phương án tốt nhất.
• Ngoài ra hãy thăm dò từ các nguồn thông tin khác nhau để biết được BATNA của đối phương, từ đó đưa ra chiến lược đàm phán tối ưu nhất.

Kỹ năng đàm phán là chìa khóa giúp bạn chiến thắng và giành được lợi thế cho doanh nghiệp trong bất kỳ thương vụ giao dịch nào. Hy vọng với những chia sẻ, thông tin tổng hợp trong bài viết, các bạn sẽ áp dụng thành công nhé!